Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica qué datos personales trata Nuvexa (las apps para iPhone y Android, el panel web y su servidor), para qué, con quién los comparte y cómo puedes ejercer tus derechos. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos.

1. Responsable

[nombre o razón social pendiente], identificado con [NIT o cédula pendiente], con domicilio en [ciudad pendiente], Colombia. Correo para todo lo relacionado con datos personales: [correo de contacto pendiente].

2. Dos papeles distintos

• Datos de quienes usan Nuvexa (dueños, administradores y empleados de cada negocio): Nuvexa es el responsable del tratamiento.
• Datos que cada negocio registra de sus propios clientes y proveedores (nombres, teléfonos, documentos, fiados, pedidos y chats de WhatsApp): el negocio es el responsable y Nuvexa actúa como encargado. Solo los tratamos para prestarle el servicio al negocio y según sus instrucciones. Si eres cliente de un negocio que usa Nuvexa y quieres ejercer tus derechos, dirígete primero a ese negocio; si nos escribes, le trasladamos tu solicitud.

3. Qué datos tratamos

• Cuenta: nombre, correo y contraseña. La contraseña se guarda cifrada con un algoritmo de un solo sentido; nadie en Nuvexa puede leerla.
• Operación del negocio: ventas, caja, gastos, fiado y abonos, inventario, carta o catálogo, y quién de tu equipo registró cada movimiento.
• Clientes y proveedores del negocio: nombre, teléfono, correo y documento, cuando el negocio los registra.
• WhatsApp: número, nombre de perfil y mensajes de quienes escriben al número del negocio, junto con las respuestas del equipo o del asistente automático.
• Fotos: comprobantes de transferencia y fotos de cartas que tú decides subir.
• Dispositivo: el identificador para enviarte notificaciones y datos técnicos mínimos (registros de errores y de seguridad, dirección IP).

No pedimos datos sensibles ni datos de menores de edad. Nuvexa no guarda números de tarjetas: el medio de pago de una venta solo se anota como efectivo, tarjeta, transferencia o fiado.

4. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: registrar y sincronizar la operación entre los teléfonos y el panel, también sin conexión.
• Recibir y responder los chats de WhatsApp del negocio, por una persona del equipo o por el asistente automático.
• Enviar notificaciones de pedidos y chats, invitaciones al equipo y códigos para recuperar la contraseña.
• Leer automáticamente la foto de una carta para crear el catálogo, cuando lo pides.
• Dar soporte, prevenir fraudes y abusos, y mantener la seguridad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

5. Con quién los compartimos

Usamos proveedores que tratan los datos por cuenta nuestra y solo para lo que cada uno hace. Varios están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, por lo que hay transferencia o transmisión internacional de datos:

• Railway (servidor y base de datos) y Vercel (panel web).
• Cloudflare (almacenamiento de fotos).
• Gupshup y Meta (envío y recepción de mensajes de WhatsApp).
• n8n y Anthropic (asistente automático de WhatsApp y lectura de fotos de cartas).
• Resend (correos).
• Apple y Google (notificaciones push).

Al usar Nuvexa autorizas esa transferencia. También compartimos datos cuando una autoridad lo exige conforme a la ley.

6. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la cuenta esté activa. Los registros financieros no se borran uno a uno: se anulan, para que la caja y los reportes cuadren.

Puedes eliminar tu cuenta desde la app (Más → Cuenta → Eliminar cuenta). Al pedirlo se cierran tus sesiones y, 30 días después, borramos tu cuenta y los negocios de los que eres dueño, con todos sus datos y fotos; las demás personas de su equipo pierden el acceso y les avisamos por correo. Si entras de nuevo antes de ese plazo, la eliminación se cancela. Si solo eres parte del equipo de un negocio, sales de él y el negocio sigue. Las copias de seguridad se borran en su ciclo normal y conservamos solo lo que la ley obligue.

7. Tus derechos

Como titular puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber cómo hemos usado tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que eliminemos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido a nosotros.

8. Cómo ejercerlos

Escríbenos a [correo de contacto pendiente] con tu nombre, el correo de tu cuenta o el número de teléfono, y lo que pides. Para proteger tus datos podemos pedirte que confirmes tu identidad. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles; si necesitamos más tiempo te avisamos antes del vencimiento, como permite la ley. Para eliminar tu cuenta usa la opción de la app o escríbenos desde el correo con el que la creaste.

9. Seguridad

Las conexiones van cifradas (HTTPS). Las credenciales de WhatsApp y del asistente se guardan cifradas, cada negocio solo ve sus propios datos y cada persona solo lo que su rol permite. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisaremos y lo informaremos a la autoridad cuando corresponda.

10. Cambios

Si cambiamos esta política de forma importante, te avisaremos en la app o por correo antes de que entre en vigor. También aplican los términos y condiciones.